1、選擇合適的地點安裝復印，要注意防高溫、防塵、防震、防陽光直射，同時要保證通風換氣環境良好，因為復印機會產生微量臭氧，而操作人員更應該每工作一段時間就到戶外透透氣休息片刻。

2、移動時一定要水平移動，不可傾斜，盡量減少搬動，為保證最佳操作，至少應在機器左右各留出90厘米，背面留出13厘米的空間(如機器接有分頁器，大約需要23厘米的距離。)。

3、使用穩定的交流電連接使用，電源的定額應為：220-240V、50Hz、15A。

4、每天早晨上班后，要打開復印機預熱預熱半小時左右，使復印機內保持干燥。

5、要保持復印機玻璃稿臺清潔、無劃痕、不能有涂改液、手指印之類的斑點，否則會影響復印效果。

6、復印機工作過程中一定要在蓋好上面的擋版，以減少強光對眼睛的刺激。

7、如果需要復印書籍等需要裝訂的文件，請選用具有"分離掃描"(splitscanfeature)性能的復印機，這樣，可以消除由于裝訂不平整而產生的復印陰影。

8、如復印件背景有陰影，可能是復印機的鏡頭上有可能進入了灰塵。此時，需要對復印機進行專業的清潔。

9、當復印機面版顯示紅燈加粉信號時應及時對復印機進行加碳粉，如果加粉不及時可造成理光復印機故障或產生加粉撞擊噪音。

10、當添加復印紙前先要檢查一下紙張是否干爽、結凈，為了保持紙張干燥，可在復印機紙盒內放置一盒干燥劑。

11、復印紙應疊順整齊后再放到紙張大小規格一致的紙盤里，紙盤內的紙不能超過復印機所允許放置的厚度。

12、每次使用完復印機后，一定要及時洗手，以消除手上殘余粉塵對人體的傷害。

13、完成工作時關閉復印機電源開關，切斷電源。不可未關閉機器開關就去拉插電源插頭，這樣會容易造成機器故障。

14、如果出現以下情況，請立即關掉電源，并請維修人員。A、機器里發出異響;B、機器外殼變得過熱;C、機器部分被損傷;D、機器被雨淋或機器內部進水。